03/06/2026
Mündliche Absprachen mit Eventlocations sind schnell getroffen.
„Der Aufbau ab 14 Uhr ist kein Problem.“
„Die Technik ist im Preis enthalten.“
„Stornieren können Sie bis vier Wochen vorher kostenlos.“
Klingt unkompliziert – wird aber spätestens dann schwierig, wenn kurz vor dem Event plötzlich Zusatzkosten auftauchen oder Leistungen fehlen.
Das Problem ist meist nicht die Absprache selbst, sondern die fehlende Dokumentation.
Gerade bei Corporate Events, bei denen mehrere Personen, Locations, Dienstleister und Fristen parallel laufen, sollten mündliche Zusagen immer schriftlich festgehalten werden.
Ein paar einfache Routinen helfen bereits enorm:
✅ Gesprächsnotizen direkt nach dem Termin zusammenfassen
✅ Zusagen innerhalb von 24 Stunden per E-Mail bestätigen
✅ Aufbauzeiten, Technik, Storno, Zusatzkosten und Ansprechpartner konkret dokumentieren
✅ alle Unterlagen zentral pro Event ablegen
✅ zwei Wochen vor dem Event die wichtigsten Punkte nochmals bestätigen lassen
Dokumentation ist kein Misstrauensvotum gegenüber der Location.
Sie ist professionelles Risikomanagement.
Wir haben dazu einen ausführlichen Ratgeber inklusive Checkliste erstellt:
👉 https://onevents.app/muendliche-absprachen-eventlocation-dokumentieren/
Ein Telefonat mit der Eventlocation, ein kurzer Termin vor Ort, ein paar Zusagen per Handschlag – und schon scheint alles geregelt: Der Caterer darf ab 14 Uhr aufbauen, die Technik ist im Preis enthalten, eine kostenfreie Stornierung ist bis vier Wochen vor dem Event möglich. Wenn dann aber kurz ...
