29/09/2025
اچھا عموماً سوال پوچھا جاتا ہے کہ کسی بھی بزنس کے لیے ہم سسٹم کیسے بنائیں؟ تو میں آپ کو بالکل سادہ میں سمجھاتی ہوں۔۔۔
دیکھیں سسٹم کا مطلب ہوتا ہے ہر کام کا ایک طے شدہ طریقہ، جو بار بار دہرایا جا سکے۔۔ چاہے بندہ بدلے یا جگہ کام مسلسل ہوتا رہے۔۔ اب فرض کریں آپ ایک آرگینک فوڈ بزنس چلا رہے ہیں، جہاں دیسی گھی، شہد، اچار جیسی چیزیں فروخت کرتے ہیں۔ تو سب سے پہلا سسٹم بنے گا مال خریدنے کا۔ کہاں سے مال آتا ہے؟ کس بندے سے آتا ہے؟ قیمت کیا ہے؟ آرڈر کس نمبر پر ہوتا ہے؟ یہ سب کچھ ایک سادہ رجسٹر یا گوگل شیٹ میں لکھ لیں۔ تاکہ کل کو آپ کی جگہ کوئ اور بندہ بھی مال لینے جائے، اُسے اندازہ ہو کہ کیا اور کیسے کرنا ہے۔۔۔
دوسرا سسٹم ہوتا ہے پیکنگ اور تیاری کا۔ شہد کی بوتلیں کون بھرے گا؟ لیبل کہاں سے لگے گا؟ پیکنگ کس دن ہوگی؟ کتنا اسٹاک ہر بار بنے گا؟ ان سب کاموں کو ایک فہرست کی صورت میں لکھ لیں، اور ہر اہم کام پر ایک چھوٹی سی ویڈیو بنا لیں۔۔ جیسے شہد strain کرنے کا طریقہ۔۔ لیبل لگانے کا صحیح طریقہ۔۔ وغیرہ۔ یہ ویڈیوز جب آپ کی ٹیم کو بار بار ٹریننگ دینے سے بچائیں گی، تو تب آپ کا اصل وقت بچے گا۔۔۔
تیسرا اہم سسٹم ہوتا ہے آرڈر لینے، بھیجنے اور فالو اپ کرنے کا۔ کسٹمر کا آرڈر کہاں سے آیا؟ واٹس ایپ سے، انسٹاگرام سے یا ویب سائٹ سے؟ اُس کا ایڈریس، فون نمبر، ادائیگی، ڈیلیوری کا وقت سب ایک جگہ لکھا ہونا چاہیے۔ تاکہ کل کو آپ دیکھ سکیں کہ کسٹمر کو آرڈر ملا یا نہیں، اگر دیر ہوئی تو کیوں ہوئی؟ اسی میں ایک اور سسٹم بنتا ہے کسٹمر فالو اپ کا ۔۔ یعنی جو بندہ ایک بار خرید چکا، کیا اسے دوبارہ یاد دہانی کروائی گئی؟ اگر نہیں تو آپ نئے کسٹمر تلاش کرنے کی تھکن میں پرانے کو کھو رہے ہیں۔۔۔
پھر آتا ہے سوشل میڈیا کا سسٹم۔ ہر ہفتے کا کانٹینٹ پہلے سے طے ہونا چاہیے۔۔ کون سا دن پوسٹ، کون سی تصویر، کون سا کیپشن، اور کس وقت؟ کینوا پر ٹیمپلیٹز بنا کر رکھیں، کیپشنز ایک شیٹ میں لکھے ہوں، اور ہفتہ وار پلان ایک نظر میں واضح ہو۔ تاکہ جب آپ خود نہ ہوں، تب بھی آپ کی پوسٹنگ رُکے نہیں۔۔۔۔
شروع میں اکثر لوگوں کے پاس ٹیم بنانے کا بجٹ نہیں ہوتا، اور یہ بالکل فطری بات ہے۔ ایسے میں سب سے بہتر حل یہ ہے کہ گھر کے افراد کو بطور ٹیم شامل کریں۔۔ بہن، بھائی، شوہر،بیوی یا کوئی دوست، جو تھوڑا بہت وقت دے سکے۔ لیکن یاد رکھیں، چاہے ٹیم گھر کی ہو یا باہر کی، ہر کام کے لیے سسٹم ضرور بنائیں۔ کیونکہ ٹیم وقتی مدد دے سکتی ہے، مگر سسٹم آپ کے بزنس کو مستقل بنیاد پر مضبوط بناتا ہے۔۔۔
آخری مگر سب سے اہم چیز۔۔ہر سسٹم ایسا ہونا چاہیے کہ اگر ٹیم کا کوئی بندہ چھٹی پر ہو، تو دوسرا اُسے بغیر پوچھے ریپلیس کر سکے۔ سسٹم کا مطلب ہی یہی ہوتا ہے کہ کام کرنے کا طریقہ سیم ہو بندے بے شک ریپلیس ہوتے رہیں کام میں فرق نہ پڑے۔۔کیوں کہ جتنی کم ڈیپینڈنسی ہوتی ہے۔۔ اتنی زیادہ ہی گروتھ ہوتی ہے۔۔
اور چھوٹے بزنسز میں کام کرنے سے زیادہ اہم ہے طریقے سے کرنا کیونکہ وقت کم ہوتا ہے، وسائل محدود ہوتے ہیں، اور مقابلہ سخت ہوتا ہے۔ سسٹم ہی وہ واحد طریقہ ہے جو چھوٹے بزنس کو پروفیشنل بناتا ہے۔۔۔امید ہے آپ سسٹم بنانے کے طریقے کو سمجھ گئے ہوں گے۔۔۔
سلامت رہیں
سدرہ نسیم
ڈیجیٹل مارکیٹنگ ٹرینر | انٹرپرینیور | بزنس کنسلٹنٹ
