12/08/2026
Vor Kurzem hatte ich einen Arbeitsvertrag auf dem Bildschirm: 12 Seiten, eine einzige PDF-Datei. Der Vertrag, die Dienstwagenvereinbarung, die Verschwiegenheitserklärung, die Bescheinigung der Krankenkasse. Sauber eingescannt, alles beisammen.
Genau so darf diese Datei ab dem 01.01.2027 nicht mehr in der Personalakte liegen.
Der Grund steht in § 8 BVV. Lohnunterlagen müssen elektronisch geführt werden. Bisher konnte man sich befreien lassen, diese Ausnahme fällt zum Jahreswechsel weg. Ab dem ersten Mitarbeiter, auch beim Minijob.
Und der Umfang ist größer, als die meisten denken. Arbeits- und Änderungsverträge, Stundennachweise, Bescheide zur Elternzeit. Sogar die Geburtsurkunde des Kindes gehört dazu, weil Kinder den Beitrag zur Pflegeversicherung beeinflussen.
Jedes davon muss als eigene Datei vorliegen, Sammel-Scans sind unzulässig. Der Dateiname muss zeigen, was es ist, zu wem es gehört und für welchen Zeitraum. Maximal 64 Zeichen, ohne Umlaute.
Wer das von Hand macht, kennt den Ablauf:
PDF öffnen. Seiten zuordnen. Einzeln exportieren. Umbenennen. Ablegen. Und beim nächsten Mitarbeiter von vorne.
Nicht schwer. Aber bei 40 Mitarbeitern und Altakten aus zehn Jahren wird daraus ein Projekt, das niemand nebenbei erledigt.
Deshalb haben wir einen KI-gestützten Prozess entwickelt, der genau hier ansetzt.
Er erkennt, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt, trennt sie sauber, benennt jede Datei nach den Vorgaben der BVV und legt alles revisionssicher in der ELO Personalakte ab.
Aus einer Datei werden in Sekunden vier Dokumente, die einer Prüfung standhalten.
Genau darum geht es uns bei KI-Projekten.
Wir bauen keine Spielereien, sondern nehmen Aufgaben, die stumpf sind und trotzdem exakt richtig erledigt werden müssen. KI muss nicht spektakulär sein, um wertvoll zu sein.
Manchmal reicht es, wenn sie Dir eine Frist nimmt, vor der Du Respekt hast.
Wenn bei Dir die Lohnunterlagen noch im Ordner stehen und Du wissen willst, wo Du stehst, schreib mir gerne. Es ist noch Zeit, aber weniger, als es sich anfühlt.
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