21/10/2024
[Work & Life] ‘7 C's Pyramid แนวคิดสำคัญที่คนทำงานต้องรู้’ ถ้าอยากจะเข้าถึงการสื่อสาร อย่างมีประสิทธิภาพ
การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร ไม่ว่าคุณจะทำงานในทีมเล็กหรือทีมใหญ่ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ แต่ในชีวิตจริง หลายครั้งที่เราพบว่าการสื่อสารมีปัญหาและกลายเป็นอุปสรรค ไม่ว่าจะเป็นความเข้าใจผิด การส่งต่อข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน หรือการใช้ภาษาที่ซับซ้อนจนเกินไป ทั้งหมดนี้นำไปสู่ความสับสน และอาจทำให้โครงการหรืองานที่ทำเกิดความล่าช้า
ปัญหาการสื่อสารเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ด้วยแนวคิด 7 C’s Pyramid ซึ่งเป็นหลักการที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การสื่อสารชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยพีรามิดนี้ประกอบไปด้วย 7 ขั้นที่สามารถนำไปใช้ได้จริงในการสื่อสารในทุกบริบทของชีวิตประจำวันและการทำงาน
[ ปัญหาของการสื่อสารในที่ทำงาน ]
หลายองค์กรประสบปัญหาด้านการสื่อสาร ทั้งๆ ที่มีการใช้เครื่องมือและช่องทางต่างๆ มากมายในการติดต่อสื่อสาร เหตุผลหลักที่ทำให้การสื่อสารไม่ประสบความสำเร็จมักมาจากการที่ข้อความหรือข้อมูลที่ส่งไปนั้นไม่ชัดเจน ไม่กระชับ หรือไม่สมบูรณ์ อาจเกิดการเข้าใจผิดหรือข้อมูลตกหล่นระหว่างทาง นอกจากนี้ การใช้คำศัพท์เฉพาะหรือภาษาที่ยากเกินไปก็สามารถทำให้เกิดความสับสนได้
ตัวอย่าง การส่งอีเมลที่มีเนื้อหาที่ยืดยาวและใช้ภาษาที่เข้าใจยาก อาจทำให้ผู้รับรู้สึกเหนื่อยล้าและไม่สนใจอ่านเนื้อหาทั้งหมด หรือการประชุมที่มีการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนและไม่ได้ข้อสรุปที่ชัดเจนก็อาจทำให้ทีมงานไม่รู้ว่าควรทำอะไรต่อไป
นี่คือที่มาของ 7 C's Pyramid ที่ถูกออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยการใช้หลักการทั้ง 7 ข้อนี้สามารถช่วยให้การส่งข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น และช่วยลดโอกาสที่จะเกิดความเข้าใจผิดในกระบวนการทำงาน
[ 7 C's Pyramid คืออะไร? ]
7 C's Pyramid คือหลักการ 7 ข้อที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารให้ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ หลักการนี้ถูกออกแบบมาเพื่อใช้ในการสื่อสารทั้งทางวาจาและตัวอักษร อีกทั้งยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในหลายสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยแบบตัวต่อตัว การประชุมทางธุรกิจ หรือแม้แต่การเขียนรายงาน
หลักการ 7 ข้อนี้ประกอบไปด้วย
^ Clear
^^ Concise
^^^ Concrete
^^^^ Correct
^^^^^ Coherent
^^^^^^ Complete
^^^^^^^ Courteous
แต่ละหลักการมีความสำคัญอย่างไร และจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารของคุณได้อย่างไร ไปดูกันเลย
[ 1. ชัดเจน (Clear) ]
หลักการแรกของ 7 C's Pyramid คือความชัดเจน การสื่อสารที่ชัดเจนหมายถึงการส่งข้อมูลในลักษณะที่เข้าใจง่าย และไม่ซับซ้อนจนเกินไป การใช้ภาษาที่ง่ายและตรงไปตรงมาเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ข้อความของคุณถูกเข้าใจอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เฉพาะ หรือคำที่ไม่จำเป็น เว้นแต่จะหลีกเลี่ยงไม่ได้
>>> ตัวอย่าง เมื่อคุณสื่อสารกับทีมงานเกี่ยวกับแผนงานที่ต้องทำ ควรใช้คำที่ตรงประเด็นและง่ายต่อการเข้าใจ เพื่อให้ทีมงานสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้องและไม่สับสน
[ 2. กระชับ (Concise) ]
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องกระชับและตรงประเด็น การใช้คำที่ไม่จำเป็นหรือยืดเยื้อเกินไปอาจทำให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเสียเวลาและรู้สึกเบื่อ การใช้ข้อความที่กระชับยังช่วยให้ผู้รับเข้าใจประเด็นสำคัญได้เร็วขึ้น
- ตัดคำที่ไม่จำเป็นออก
- ใช้ประโยคสั้นๆ ที่ชัดเจน
- ใช้ Bullet Points เพื่อสรุปประเด็นสำคัญ
>>> ตัวอย่าง การส่งอีเมลที่สั้น กระชับ และเน้นสาระสำคัญจะทำให้ผู้รับเข้าใจข้อความได้เร็วและไม่รู้สึกเหนื่อยล้า
[ 3. ชัดเจนในรูปธรรม (Concrete) ]
การสื่อสารที่ดีควรเป็นรูปธรรม ไม่ควรเป็นนามธรรมที่ทำให้ผู้รับเกิดความสับสน ควรใช้ข้อมูลที่มีหลักฐานชัดเจน เช่น ข้อเท็จจริง ตัวเลข หรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง เพื่อให้ผู้รับรู้สึกมั่นใจในข้อมูลที่ได้รับ
>>> การยกตัวอย่างเชิงปฏิบัติ หรือการใช้ตัวเลขและข้อมูลที่ตรวจสอบได้ จะช่วยเสริมความน่าเชื่อถือในการสื่อสารของคุณ
[ 4. ถูกต้อง (Correct) ]
ข้อมูลที่สื่อสารออกไปควรถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของไวยากรณ์(ในกรณีที่คุณใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานเป็นหลัก) การใช้คำ หรือข้อมูลข้อเท็จจริง การสื่อสารที่มีข้อผิดพลาดไม่เพียงแต่จะทำให้ผู้รับสับสน แต่ยังส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือของคุณด้วย
>>> ตัวอย่าง การเขียนรายงานที่มีข้อมูลผิดพลาดอาจทำให้ผู้บริหารตัดสินใจผิดพลาดได้ ดังนั้นการตรวจสอบความถูกต้องก่อนการสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญ
[ 5. มีความสอดคล้อง (Coherent) ]
ความสอดคล้องในที่นี้หมายถึงการที่ข้อความทั้งหมดมีการเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ การสื่อสารที่สอดคล้องจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจเรื่องราวทั้งหมดได้อย่างต่อเนื่อง โดยไม่รู้สึกว่าสารที่ได้รับนั้นขาดหายหรือไม่เป็นลำดับ
>>> ตัวอย่าง การนำเสนอข้อมูลที่เริ่มต้นด้วยที่มาและความสำคัญ อธิบายถึงปัญหา นำไปสู่การแก้ไข และผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับ เปรียบเหมือนการสร้างเรื่องราวเรื่องหนึ่งที่ผู้อ่านหรือผู้ฟังจะคล้อยตามเมื่อคุณสื่อสาร
[ 6. ครบถ้วน (Complete) ]
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องครอบคลุมและครบถ้วนในทุกด้าน การให้ข้อมูลไม่ครบอาจทำให้ผู้รับไม่สามารถทำงานหรือปฏิบัติตามที่คุณต้องการได้
>>> ต้องสามารถตอบ 5W+1H (Who, What, When, Where, Why, และ How) ได้
[ 7. สุภาพ (Courteous) ]
การสื่อสารที่ดีควรแสดงถึงความเคารพและสุภาพ แม้ว่าเนื้อหาจะเกี่ยวกับการวิจารณ์หรือแสดงความเห็นต่าง การแสดงออกอย่างสุภาพช่วยให้การสื่อสารไม่เกิดความขัดแย้งและยังช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน การใช้ภาษาเชิงบวก โดยไม่ทำลายความรู้สึกของผู้รับเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
ใช้คำพูดที่สุภาพเสมอแม้ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก
แสดงความเข้าใจและเห็นอกเห็นใจต่อความรู้สึกของผู้อื่น
เปิดรับความคิดเห็นและมุมมองที่แตกต่างโดยไม่ปิดกั้น
>>> ตัวอย่าง หากคุณต้องการวิจารณ์การทำงานของเพื่อนร่วมงาน ควรใช้คำพูดที่เป็นมิตรและแสดงออกว่าสนับสนุนไปพร้อมๆ กัน เช่น “ผมเห็นว่าสิ่งที่คุณทำมาถือว่าดีมาก แต่ผมคิดว่าเราอาจจะลองปรับวิธีนี้เพิ่มเติมเพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น” แทนที่จะวิจารณ์อย่างตรงๆ เช่น “สิ่งที่คุณมานั้นทำผิด!”
[ ความสำคัญของ 7 C's Pyramid ]
หลักการทั้ง 7 ของ C's Pyramid นั้นไม่ได้ช่วยแค่แนวทางในการสื่อสารที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเสริมสร้างความเข้าใจและความร่วมมือในที่ทำงาน โดยการนำหลักการเหล่านี้มาประยุกต์ใช้ในการสื่อสารประจำวันของเรา จะช่วยลดความเข้าใจผิดและข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน
นอกจากนี้การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพตามหลัก 7 C's Pyramid ยังช่วยลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสารที่ผิดพลาด การให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องยังช่วยให้ทุกคนสามารถตัดสินใจและทำงานได้อย่างมั่นใจ
ในส่วนของวิธีการนำ 7 C's Pyramid มาประยุกต์ใช้ในการทำงานจริงไม่ใช่เรื่องยาก สิ่งสำคัญคือการฝึกฝนและนำไปใช้ในทุกการสื่อสารที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการประชุม การเขียนอีเมล หรือแม้แต่การสื่อสารเล็กๆ ภายในทีม โดยคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการทำให้ข้อความของคุณ ชัดเจน (Clear) และ กระชับ (Concise) ก่อน จากนั้นจึงค่อยฝึกฝนการใช้หลักการอื่นๆ เพิ่มเติม
อย่างไรก็ตามการสื่อสารที่ดีไม่ได้เกิดขึ้นเพียงเพราะเรารู้หลักการ แต่มันขึ้นเกิดจากการฝึกฝนและตระหนักรู้ถึงความสำคัญของมันในทุกการสื่อสาร ลองนำ 7 C's Pyramid ไปใช้ดู แล้วการสื่อสารของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เขียนโดย ธนพนธ์ หัสกรรัตน์
