21/09/2021
6 принципов управления рабочими процессами, которые можно перенять у французских поваров
У французских шефов управление процессами поставлено на поток: всё достаётся и задействуется вовремя. Кое-что можно перенести и в офисные задачи.
1. Будьте последовательныНа кухне важно, чтобы мясо было разморожено до нарезания, паста сварена до добавления соуса, а чеснок очищен до того, как его положат в блюдо. Правильная последовательность здесь крайне важна. Чтобы достать курицу из морозилки, нужно всего несколько секунд. Но от того, не забыл ли повар сделать это в начале смены, зависит вкус блюда, да и вообще — будет ли оно приготовлено.Так и в работе. Те задачи, которые вы выполняете в первую очередь, задают тон всему дню. Если вы знаете, что нужно будет скачать объёмную программу и это займёт примерно час, запустите загрузку и параллельно занимайтесь чем-то ещё.Если же отложить это дело до момента, когда программа вам понадобится, то придётся нервничать и тормозить процессы. Минуты, потраченные сейчас, могут сэкономить вам часы потом. Поэтому не забывайте составлять списки, чтобы определить последовательность действий.2. Используйте напоминанияНа кухне у каждого предмета есть своё место. Если повар поставил сковороду на плиту, то это уже не просто сковорода, а ещё и напоминание о том, что какое-то блюдо готовится. Масло на ней не просто шипит, а сигнализирует о том, что пора делать следующий шаг. Если повару нужно готовить три блюда параллельно, он может поставить на огонь кастрюлю, достать из холодильника сливки и положить зелень на доску для нарезки.Те, кто работает не с продуктами, а с информацией, могут получать по сотне уведомлений и десятку писем в час. И каждый раз после их прочтения нужно поместить полученную информацию в верное место, как пучок зелени на доску.Для этого подойдёт менеджер задач, заметки в телефоне, приложение для отложенного чтения и онлайн-календарь. Они и есть цифровая «окружающая среда», которая «запоминает» всё нужное. После любого входящего запроса поместите напоминание о нём «на разделочную доску» — так ничего не потеряется.3. Различайте типы задачВремя невозможно замедлить или ускорить. Но повара считают, что оно не всегда одинаково, и выделяют два типа: то время, что требует вовлечения человека, и то, что не требует.Первое относится к задачам, для решения которых от шеф-повара нужна полная сосредоточенность и участие. Перемешивание, измельчение, добавление приправ — эти действия всегда будут занимать определённое количество минут и в том случае, если будут выполнены сейчас, и если отложить их на потом.Второй же тип времени относится к задачам, которые можно выполнить без прямого внимания повара. Приготовление на гриле, нагревание, маринование, варка — это процессы, которые должен запускать человек, но они продолжают происходить даже тогда, когда повар переключается на что-то другое.В работе с информацией мы почти не осознаём разницу между этими типами задач. Мы склонны переоценивать те, что требуют нашего полного включения, потому что именно тогда кажется, что мы делаем всё, что в наших силах. Но на самом деле именно задачи, которые не требуют нашего вовлечения, дают нам наибольшие преимущества.Потому что небольшие действия, которые мы предпринимаем, чтобы ускорить процесс, дают возможность сосредоточиться на других вещах. Лучше сейчас потратить 20 минут и показать новому коллеге, как выполнять задачу, чем отложить это на неделю и потратить гораздо больше времени, занимаясь ей самостоятельно. Приучите себя различать в своём списке дел задачи, требующие разной степени вовлечённости. Это имеет определяющее значение, когда речь идёт о планировании последовательности действий. Дела, для которых не нужно ваше непосредственное участие, особенно эффективно выполнять в начале.4. Начинайте только то, что сможете закончитьБлюдо, приготовленное на 99%, не имеет ценности. Оно либо должно быть готовым, горячим и вовремя поданным гостю, либо никаким. Поэтому повара не начинают то, что не смогут закончить. Как только блюдо готово, оно сразу обретает огромную ценность. Не только потому, что может наконец-то отправиться к гостю, но и потому, что больше не требует затрат внимания.То же самое происходит и с умственным трудом. Каждый раз, когда мы запускаем, а потом останавливаем какой-то процесс, несём скрытые убытки. Нерешённой задачей нужно будет управлять и обновлять информацию по ней. Она занимает место в вашем списке дел, на компьютере или столе, и, что наиболее важно, в вашем подсознании. Вы можете достичь точки, когда все ваши ресурсы будут тратиться только на отслеживание и запоминание всех нерешённых задач. Поэтому каждый раз, когда вы начинаете проект, спрашивайте себя: «Как и когда я его закончу?» Конечно, не всегда удаётся завершить начатое. Работа с информацией непредсказуема по своей природе. Иногда быстрый телефонный звонок превращается в часовую обстоятельную беседу, которая сбивает весь ваш план на день.Важно даже просто думать о том, как закончить задачу. Вместо того, чтобы сразу переключаться на другое дело, потратьте несколько дополнительных секунд, чтобы записать информацию о незавершённом деле в таск-трекер.5. Оптимизируйте повторяющиеся действияЧтобы готовить блюда одно за другим, повару нужно не просто действовать как можно быстрее. Ему следует оптимизировать повторяющиеся действия. Каждое из них занимает не много времени, но за счёт их количества эффективность может теряться.Поэтому вместо того, чтобы доставать каждый ингредиент из холодильника по мере приготовления блюда, лучше достать их все разом, если это не противоречит рецепту. Таким образом повар работает быстро не потому что выбивается из сил, а потому что выигрывает несколько секунд тут, пару минут там и в итоге прилично экономит время.Работникам умственного труда важно избавляться от действий, которые повторяются с некоторой периодичностью. Возьмём в качестве примера человека, который ведёт соцсети бренда. Ему нужно публиковать посты каждый день, отвлекаясь от других своих задач и переключая внимание. Эффективнее будет воспользоваться сервисом автопостинга, подготовить все материалы на неделю заранее и предоставить приложению возможность публиковать их.6. Организуйте рабочее пространствоШеф-повар организует своё рабочее место так, чтобы всё было логично. Ингредиенты находятся с левой стороны разделочной доски, доска для нарезки — в центре, а обработанные ингредиенты с правой. После каждого использования нож и полотенце возвращаются на свои места.Это «разделение» ингредиентов и инструментов должно быть постоянным изо дня в день, чтобы повар мог понять, где что находится. Рабочее пространство становится продолжением разума шефа, поэтому он может дотянуться до ложки или ножа так же интуитивно и естественно, как обращается к мыслям в своей голове.Рабочая же среда тех, кто занимается умственным трудом, постоянно меняется. С одной стороны, в этом есть преимущество: можно заниматься своим делом из любой точки мира. Но есть и недостаток: нет возможности как следует организовать рабочее пространство. При этом оно чрезвычайно стабильно: всё происходит на компьютере и распространяется на мобильные устройства, планшеты, умные часы и даже экраны других людей.Организовать своё пространство довольно просто: Создайте привычные действия, чтобы предсказуемо начать и закончить свой день. Используйте цифровые заметки в качестве основного инструмента повышения производительности, чтобы у вас всегда была вся информация с собой. Создайте отдельные рабочие пространства для каждого из ваших самых важных проектов. Заканчивайте каждый день или неделю, закрывая все вкладки браузера и выключая компьютер. Каждая из этих процедур устанавливает границы — времени, пространства или стремлений, — которые помогают понять, на чём нужно сосредоточиться, а что — игнорировать.Французские повара всегда учитывают ограничения времени и пространства. Они не могут утешать себя историями в духе «Проект идёт по плану» или «Я скоро доберусь до этого». Чтобы добиться успеха, им важно быть сосредоточенными на конкретной задаче и видеть картину целиком. Эта же способность весьма пригодится и работникам умственного труда.
